Tips Mudah Menggunakan Fungsi Mailings di Ms. Word dengan Data dari Ms. Excel

Mailings adalah salah satu fasilitas yang disediakan oleh aplikasi pengolah kata (Word prosessor) seperti Ms. Word untuk memudahkan kita dalam membuat surat kepada beberapa orang sekaligus. Daftar orang penerima dapat kita siapkan dalam sebuah database sederhana, bisa dalam Ms.Access maupun dalam Ms Excel. Dengan fungsi ini kita tidak perlu membuat surat satu persatu. Cukup kita siapkan satu file surat kemudian kita “ambil” data penerima di Ms. Excel.

Untuk membuatnya dengan bantuan wizard Anda bisa baca artikel di sini . Nha di kesempata ini ane ingin nambah penggunaan yang tanpa bantuan wizard alias cara manual. Sekaligus dipraktekkan silahkan ikuti langkah berikut ini.

1. Pertama siapkan file baru Ms. Word dan Ms Excel kemudian isi kan data seperti di bawah ini

File Excel

File Excel (klik gambar untuk memperbesar)

File Ms. Word

File Ms. Word (klik gambar untuk memperbesar)

2. Masuk ke File Ms. Word lalu pilih Menu Mailings dan pilih Use Existing List..

Menu Mailings

Menu Mailings (klik gambar untuk memperbesar)

3. Berikutnya pilih data Excel yang sudah di siapkan

Pilih File Ms. Excel yang sesuai

Pilih File Ms. Excel yang sesuai (klik gambar untuk memperbesar)

4. Pilih Sheet mana dari Excel tersebut yang akan kita gunakan

Pilih Sheet

Pilih Sheet (klik gambar untuk memperbesar)

5. Untuk memilih kolom data mana saja yang akan kita pakai isi datanya pilih submenu [Insert Merge Field]

Mencocokkan data dengan posisi di Ms. Word

Mencocokkan data dengan posisi di Ms. Word (klik gambar untuk memperbesar)

6. Insert kan satu persatu dan sesuaikan dengan letaknya di Dokumen Ms. Word

Insert kan satu persatu sesuai kebutuhan

Insert kan satu persatu sesuai kebutuhan (klik gambar untuk memperbesar)

7. Untuk melihat hasilnya klik Preview Result dan Klik tombol pengendali [<|][ <] dan [>][ |>]

Lihat hasil

Lihat hasil (klik gambar untuk memperbesar)

8. Untuk mencetak file tersebut secara berurutan data, silahkan pilih submenu [Finish&Merge] — [Print Documents]

Mencetak hasil

Mencetak hasil (klik gambar untuk memperbesar)

Semoga bermanfaat…

7 comments on “Tips Mudah Menggunakan Fungsi Mailings di Ms. Word dengan Data dari Ms. Excel

  1. Bisa kok, biar lebih cepat coba pilih menu Mailings – Start mail merge – Pilih Labels kemudian lakukan setting di Label optionnya lalu masukkan data di masing-masing part labelnya.. silahkan dicoba kalau ga bisa juga nanti saya upload file contohnya🙂

  2. mas..
    tanya lagi dong..
    kan data di excelnya berupa tanggal misal 20/05/2012
    nah sewaktu di mergefield kok malah yang muncul di wordnya 05/20/2012
    padahal settingan regional, time, date, sampai ke keyboard sudah saya bikin Indonesia..

    mohon informasinya ya..
    thanks

    • Oya? bisa coba kirimkan contoh filenya (sumber ms.excel dan hasil mergefield wordnya) ke e-mail saya: widhuk@yahoo.com
      Soalnya waktu saya coba hal di atas di komputer saya tidak ada masalah🙂

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s